齊齊哈爾醫(yī)學院干部檔案管理工作細則

為使干部檔案管理工作進一步規(guī)范化、制度化，不斷提高科

學管理水平，更好地為新時期干部管理工作服務，根據(jù)中央組織

部、國家檔案局制定的《干部檔案工作條例》和省委組織部、省

檔案局制定的《干部人事檔案管理工作細則》等有關規(guī)定，結(jié)合

我院實際，制訂本細則。

一、干部檔案與干部檔案工作

㈠干部檔案是組織部門，按照黨的干部政策，在培養(yǎng)、選拔

和任用干部工作中，形成的記載干部個人經(jīng)歷、政治思想、品德

作風、業(yè)務能力、工作表現(xiàn)、工作實績等內(nèi)容的文件材料，是歷

史地、全面地考察了解和正確選拔使用干部的重要依據(jù)，是國家

檔案的重要組成部分。

㈡干部檔案工作，是黨和國家干部管理工作的重要組成部分，

也是國家檔案工作的組成部分，是為貫徹執(zhí)行黨的干部路線、方

針和政策，選賢舉能，知人善任，為學院發(fā)展建設服務的一項專

業(yè)性工作。

㈢學院的干部檔案工作，接受省委組織部、省高校工委組織

部領導，業(yè)務上同時接受省檔案局的監(jiān)督、檢查與指導。

二、干部檔案的管理體制、機構(gòu)和職責

㈠干部檔案管理體制

學院干部檔案管理實行集中統(tǒng)一和分級負責的管理體制。按

照干部管理權(quán)限，全院處級干部、附屬第四醫(yī)院科級干部、附屬

醫(yī)院院長助理和學院本部科級干部檔案集中統(tǒng)一由組織部負責管

理，附屬一、二、三醫(yī)院科級干部檔案由本院人事部門負責管理。

㈡干部檔案管理工作機構(gòu)

組織部是學院干部檔案管理部門，條件成熟時應建立干部檔

案科（室）。

㈢組織部干部檔案管理職責

1、保管干部檔案，為國家積累檔案史料；

2、收集、鑒別和整理干部檔案材料；

3、辦理干部檔案的查閱、借閱和轉(zhuǎn)遞；

4、登記干部職務、工資的變動情況；

5、為有關部門提供干部的情況；

6、做好干部檔案的安全、保密、保護工作；

7、調(diào)查研究干部檔案工作情況，制定規(guī)章制度，搞好干部檔

案的業(yè)務建設和業(yè)務指導；

8、推廣、應用干部檔案現(xiàn)代化管理技術(shù)；

9、定期向檔案室移交死亡干部檔案；

10、辦理其它有關事項。

三、干部檔案管理范圍

㈠在職干部檔案的管理

1、按照干部管理權(quán)限，學院黨委直接任命的處科級干部檔案

由組織部負責統(tǒng)一保管。

2

2、省委管理的干部，應建立檔案正、副本，正本由省委組織

部保管，副本由學院組織部負責保管。

㈡退(離)休干部檔案的管理

干部退(離)休后，其檔案仍由組織部保管。

㈢死亡干部檔案的管理

學院黨委管理的干部死亡五年后，其檔案由組織部移交學院

檔案室長期保存。

㈣其他干部檔案的管理

1、干部辭職、自動離職、被辭退(解聘)或被開除公職以后，

其檔案轉(zhuǎn)由人事處保管。到其他單位重新就業(yè)的，其檔案轉(zhuǎn)至有

關人事部門保管，就業(yè)單位不具備保管條件的，轉(zhuǎn)當?shù)厝耸虏块T

所屬的人才流動服務中心保管。

2、干部被判刑或勞動教養(yǎng)期間，其檔案由組織部保管；刑滿

釋放或解除勞教以后，在院內(nèi)重新安排工作的，其檔案轉(zhuǎn)由人事

處保管。

3、干部出國不歸(定居)、失蹤、逃亡以后，其檔案仍由組織

部保管。

4、組織部干部檔案管理人員及其直系親屬的檔案，由組織部

另行指定專人保管。

四、干部檔案材料的收集歸檔

組織部要本著實事求是的原則，按照干部管理權(quán)限及干部

檔案材料收集范圍，經(jīng)常向有關部門收集反映干部政治思想、品

3

德作風、業(yè)務能力、學識水平、工作實績情況的材料，充實檔案

內(nèi)容。

㈠收集范圍

1、在干部工作中形成的履歷表、簡歷表、各類人員登記表等

材料。

2、自傳和屬于自傳性質(zhì)的材料。

3、考察、考核干部工作中形成的有關材料：民主評議干部的

綜合材料，組織審定的考察材料，定期考核材料，年度考核登記

表，鑒定材料，后備干部登記表(提拔使用后歸檔)等材料。

4、審計工作中形成的有關材料：主要涉及干部個人的審計報

告或?qū)徲嬕庖姴牧?，離任審計考核材料。

5、國民教育、教育(大中專)、黨校、軍隊院校學生(學

員)登記表，考生登記表，學習成績表，畢業(yè)生登記表、鑒定表，

授予學位的材料，學歷證明書；培訓結(jié)業(yè)成績登記表，學習鑒定、

學員思想小結(jié)(結(jié)業(yè))，博士后研究人員工作期滿登記表等材料。

6、評審(考試)專業(yè)技術(shù)職稱(資格)和聘任專業(yè)技術(shù)職務工作

中形成的有關材料：專業(yè)技術(shù)職務任職資格評審表，專業(yè)技術(shù)資

格考試成績合格登記表，評審高級專業(yè)技術(shù)職務人員情況簡表，

業(yè)務自傳，評審專業(yè)技術(shù)職務任職資格申報表，聘任專業(yè)技術(shù)職

務審批表，套改和晉升專業(yè)技術(shù)職務審批表等材料。

7、創(chuàng)造發(fā)明、科研成果鑒定材料，各種著作、譯著和在重要

刊物上發(fā)表的獲獎論文或有重大影響的論文等目錄。

4

8、政審工作中形成的材料：調(diào)查報告、審查結(jié)論、上級批復、

本人對結(jié)論的意見、檢查交待或情況說明材料；作為結(jié)論依據(jù)的

調(diào)查證明、證據(jù)材料；甄別、復查結(jié)論(意見、決定)、調(diào)查報告、

批復及有關的主要依據(jù)材料。

9、更改姓名、民族、出生日期、國籍、入黨入團時間、參加

工作時間等工作中形成的有關材料：個人申請、組織審查報告及

所依據(jù)的證明材料、上級批復等材料。

10、黨、團組織建設工作中形成的有關材料：

⑴中國共產(chǎn)黨入黨志愿書(已批準轉(zhuǎn)正的)、入黨申請書(1-2

份系統(tǒng)、全面的)、預備黨員轉(zhuǎn)正申請書、自傳、綜合性政審材料

及有關的證明、考察材料；黨員登記表、民主評議黨員組織意見、

登記表；整黨工作中不予登記的決定、組織意見；民主評議黨員

中認定為不合格黨員被勸退或除名的組織審批意見及主要事實的

依據(jù)材料；取消預備黨員資格的組織意見(記載組織意見的入黨志

愿書可收集歸檔)；材料；

⑵中國共產(chǎn)主義青年團入團志愿書、申請書，團員登記表，

退團材料；

⑶加入民主黨派的有關材料。

11、表彰獎勵活動中形成的有關材料：勞動模范、先進工作

者、有突出貢獻優(yōu)秀專家、國家科技獎(含國家發(fā)明獎、自然科學

獎、科技進步獎)、中國青年科技獎、優(yōu)秀黨務工作者、優(yōu)秀黨(團)

員等審批(呈報)表，先進事跡材料、先進事跡登記表，立功、受

5

勛、嘉獎、通報表揚等以及在其他工作中形成的表彰材料。

12、紀律檢查、監(jiān)察、法院和行政管理等部門工作中形成的

有關材料：處分決定，免予處分的意見，上級批復，核實(調(diào)查)

報告，本人檢查、交待、對處分決定的意見，撤消處分的有關材

料，通報批評材料；法院判決書；復查甄別報告、決定(結(jié)論)，

上級批復，離婚材料等。

13、干部任免、調(diào)動、軍隊干部轉(zhuǎn)業(yè)安臵等工作中形成的有

關材料：干部任免審批表(包括所附的考察、表現(xiàn)情況材料)；干

部調(diào)動鑒定、組織審定的表現(xiàn)情況材料、考察材料；公務員過渡

登記表，軍隊轉(zhuǎn)業(yè)干部審批表、轉(zhuǎn)業(yè)鑒定、定級定工資材料，退(離)

休審批表等材料。

14、考試錄用和聘用干部工作中形成的有關材料：報考登記

表和錄用審批表，考察材料，聘用審批表和合同書，政審結(jié)論和

有關證明材料，考核考察材料，續(xù)聘、解聘和辭退材料，辭職審

批材料等。

15、辦理工資、待遇等工作中形成的材料：轉(zhuǎn)正定級審批表、

各種工資變動審批表、登記表、提職晉級和獎勵工資審批表；享

受專家特殊津貼的呈報表；解決各種待遇問題的審批表、批復材

料等。

16、辦理出國(出境)審批工作中形成的有關材料：因公出國

(出境)審批表、備案表，在國外表現(xiàn)情況材料或鑒定材料，因私

出國(出境)審批表等材料。

6

17、黨代會、人代會、政協(xié)會議和工、青、婦等眾團體代

表會，以及民主黨派代表會議工作中形成的有關材料：代表登記

表、委員簡歷、政績材料等。

18、身體檢查和處理工傷事故工作中形成的有關材料：有嚴

重慢性病、身體殘疾的體檢表，工傷致殘診斷書，確定致殘等級

的有關材料，新錄用干部體檢表和畢業(yè)生分配工作體檢表等材料。

19、辦理喪事形成的有關材料：悼詞、生平、報紙報道消息、

訃告，非正常死亡的調(diào)查報告及遺書。

20、其他對考察了解使用干部有參考價值的材料。

㈡收集方法

1、組織部、宣傳統(tǒng)戰(zhàn)部、紀檢監(jiān)察處、工會、人事處、審計

處等部門，都應建立健全送交干部檔案材料收集歸檔的制度，并

認真貫徹執(zhí)行，使干部檔案材料收集歸檔制度化、規(guī)范化。

2、組織部要掌握形成干部檔案材料的規(guī)律和信息，建立工作

聯(lián)系制度和收集網(wǎng)絡，采取整理前收集與整理后補充收集、單位

內(nèi)收集與單位外收集、經(jīng)常收集與集中收集相結(jié)合的收集形式，

做好動態(tài)收集與跟蹤收集，全面、準確地向有關部門收集新形成

的歸檔材料。

3、收集的檔案材料必須是辦理完畢的正式材料，內(nèi)容真實，

文字清楚，手續(xù)完備，規(guī)格一致（19cm×26cm）,嚴禁將復印材料

及使用圓珠筆、鉛筆或紅、純藍墨水及復寫紙書寫的材料收

集歸檔。組織部發(fā)現(xiàn)歸檔材料不符合歸檔要求時，應及時通知形

7

成材料的部門補送或補辦手續(xù)，有關部門須按規(guī)定認真辦理。

4、組織部形成的檔案材料須在20天之內(nèi)歸檔，其他部門形

成的檔案材料須在一個月之內(nèi)，送交組織部歸檔。任何組織和個

人不得以任何理由積壓、滯留歸檔材料。

5、學院黨委直接任命的處科級干部，其原檔案保管部門須在

干部任命一個月內(nèi)按有關規(guī)定向黨委組織部移交干部檔案。

㈢歸檔要求

1、組織部在收到干部檔案材料后，應在3日內(nèi)歸入檔案柜

（盒）。

2、組織部每年對干部檔案材料集中歸檔裝訂入卷一次。

3、組織部每年向省委組織部報送一次省委管理的干部的檔案

材料。

五、干部檔案的整理與保管保護

㈠整理工作的基本要求

1、整理干部檔案，須做到認真鑒別、分類準確、編排有序、

目錄清楚、裝訂整齊。通過整理使每卷檔案達到完整、真實、條

理、精練、實用的要求。

2、整理干部檔案，事先要將干部檔案材料收集齊全，備齊卷

皮、干部職務變動登記表、工資級別(變動)登記表、目錄紙、隔

頁紙(或隔頁角)、襯紙、切紙刀、打孔機、縫紉機等必需的物品

和設備。

3、整理干部檔案的人員，必須努力學習黨的干部工作方針、

8

政策和檔案工作的專業(yè)知識，熟悉整理干部檔案的有關規(guī)定，掌

握整理工作的基本方法和技能，認真負責地做好整理工作。

㈡整理工作的基本步驟

1、材料鑒別；

2、材料分類；

3、材料排序；

4、材料編目；

5、材料復制；

6、技術(shù)加工；

7、裝訂立卷；

8、檢查驗收。

㈢干部檔案材料的鑒別、分類、排序、編目、復制、技術(shù)加

工、裝訂立卷、檢查驗收和干部檔案的保管保護等嚴格執(zhí)行省委

組織部、省檔案局聯(lián)合下發(fā)的《干部人事檔案管理工作細則》（黑

組通字[1998]44號）的有關規(guī)定。

六、干部檔案的提供利用

組織部須服務和服從于干部工作的需要，做好檔案提供利用

工作。要嚴格掌握利用范圍，遵循規(guī)定的審批程序，履行嚴密的

審批手續(xù)。在查(借)閱檔案時，要注意檔案內(nèi)容的保密，確保檔

案的安全。

㈠查閱范圍

1、凡涉及干部考察、任免、調(diào)動、入黨、入團、獎懲、政審、

9

組織處理、案件審理、出國(境)審查、調(diào)整工資、評定職稱、確

定福利(職級)待遇，以及更改姓名，入黨時間、參加工作時間、

出生年月，辦理退(離)休手續(xù)，治喪等工作，可以查閱干部檔案。

2、與他人案件有密切聯(lián)系，而本人已經(jīng)死亡或因病不能口述、

書寫、無法直接提供情況，以及其它特殊原因，須通過其檔案取

得證明材料的，可以查閱干部檔案的有關內(nèi)容。

3、編寫黨史、軍史、人物傳記、地方志、組織史、革命斗爭

史等，需要了解當事人的經(jīng)歷和社會實踐情況，而當事人已經(jīng)死

亡或因年邁喪失記憶、有病不能口述、書寫的，可查閱其履歷和

自傳等檔案材料。

㈡查閱手續(xù)

1、查閱干部檔案，須由查閱單位填寫《查閱干部檔案審批表》

(簡稱《審批表》)，經(jīng)查閱單位黨組織主管領導簽署意見并加蓋

組織人事部門公章，經(jīng)組織部審核同意后查閱。

2、非中共領導干部和非組織人事部門，因工作需要必須查閱

干部檔案時，還須經(jīng)學院黨委主要負責人同意并簽署意見，由組

織部審核后，提供有關情況。

3、查閱檔案室保存的死亡干部檔案，須經(jīng)組織部同意并簽署

意見加蓋公章后，由檔案室按規(guī)定予以查閱。

㈢借閱檔案

干部檔案一般不外借，必須借閱時，須說明理由，并嚴格按

規(guī)定程序辦理借閱手續(xù)。下列情況，可酌情借閱：

10

1、干部審查部門對干部本人歷史問題進行復查，靠查閱一時

解決不了問題的；

2、上級干部部門進行任免、調(diào)動、考察等工作，需要審查干

部本人檔案的；

3、其它特殊情況。

借閱檔案須進行嚴格的登記，并在《借閱干部檔案審批表》

備注欄內(nèi)詳細填寫借閱理由及借閱時間，注明借閱單位及經(jīng)手人，

由組織部核實，經(jīng)學院黨委主要負責人同意并簽署意見后，方可

借出。

㈣查(借)閱注意事項

1、不準電話查詢檔案內(nèi)容。需要查閱時，查閱單位要填寫《審

批表》，派兩名以上中共正式黨員干部，攜帶本人工作證(工作證

須與《審批表》所填查閱人相符)，到組織部查閱。不準憑借調(diào)查

證明材料介紹信或行政介紹信查閱干部檔案。

2、組織部須按規(guī)定提供檔案材料。干部直系親屬因參加工作、

升學、參軍、入黨、入團進行政治審查，需要了解干部本人情況

時，不得查閱干部本人檔案，所需證明材料由干部所在單位基層

黨組織予以提供。非直系親屬，既不能查閱檔案，也不出具證明。

3、閱檔人員必須嚴格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，不準泄漏或

擅自公布檔案內(nèi)容，嚴禁涂改、圈劃、批注、抽取、拆散、折疊、

增添、撤換檔案材料，如發(fā)現(xiàn)材料有遺失、損壞等情況，應及時

報告檔案管理部門，以便采取措施妥善處理。

11

4、任何人不準查(借)閱本人及其直系親屬的檔案，也不得以

個人名義查閱其他干部檔案。

5、未經(jīng)組織部同意，任何查(借)閱檔案的單位或個人，不得

隨意摘錄、復制(拍攝)檔案內(nèi)容。因工作需要從檔案中取證的，

須經(jīng)組織部同意，并請示學院黨委主要負責人審查批準后才能摘

錄、復制(拍攝)，摘錄、復制(拍攝)的檔案材料必須保密，用畢

由組織人事部門登記銷毀。

6、借閱檔案須在規(guī)定的時間內(nèi)返還，時間一般不得超過一周，

最長不準超過兩周，如需延長，必須辦理延期借閱手續(xù)。借閱期

間，借用部門要指定專人專柜保管，不準擅自將檔案轉(zhuǎn)借他人，

或?qū)n案帶入公共場所，以防檔案損壞或丟失。

7、閱檔結(jié)束后或借檔返還時，組織部檔案管理人員必須認真

進行檢查驗收，并履行相應簽字手續(xù)。

8、對違反查(借)閱規(guī)定，有擅自涂改、抽取、圈劃、增添、

撤換檔案材料等行為，視情節(jié)輕重，予以批評教育直至紀律處分。

屬于假公濟私或利用檔案材料營私舞弊者，要依據(jù)《中華人民共

和國檔案法》嚴肅處理。

七、干部檔案的轉(zhuǎn)遞

㈠轉(zhuǎn)遞原因

組織部在遇到下列情況時，應及時、完整、準確、安全地將

檔案轉(zhuǎn)遞給新的主管單位，做到“檔隨人走”。

1、干部管理權(quán)限調(diào)整變化。

12

2、干部跨單位調(diào)動。

3、干部所在單位改變上下級行政隸屬關系、撤消或并入新單

位。

4、干部辭職、退職、離職以及被開除公職后，另行就業(yè)。

5、干部受刑事處分和勞動教養(yǎng)后，重新參加工作。

6、干部流動及其他需要轉(zhuǎn)遞檔案等情況。

㈡轉(zhuǎn)遞要求

1、干部檔案須通過機要交通轉(zhuǎn)遞或派專人送取，不準郵寄(含

特快專遞)或交干部本人自帶。

2、轉(zhuǎn)出檔案須及時、完整、按規(guī)定整理裝訂，不得有零散材

料，也不得扣留材料和分批轉(zhuǎn)出。

3、轉(zhuǎn)遞檔案必須詳細填寫由中組部統(tǒng)一格式的“干部檔案轉(zhuǎn)

遞通知單”，并嚴密包封。

4、檔案轉(zhuǎn)出后，組織部應及時催問和索要回執(zhí)，以防丟失。

八、組織領導和隊伍建設

㈠學院黨委要加強對干部檔案工作的日常領導，及時研究解

決工作中出現(xiàn)的新情況、新問題，不斷提高科學管理水平。

㈡學院黨委組織部對附屬醫(yī)院的干部檔案工作，在業(yè)務上負

有監(jiān)督、檢查和指導的責任。

㈢干部檔案管理工作所需設備經(jīng)費和業(yè)務經(jīng)費，應根據(jù)檔案

日常管理工作的實際需要，列入學院財務預算，統(tǒng)籌解決。

㈣學院黨委組織部須加強干部檔案工作隊伍建設，選調(diào)政治

13

可靠、作風正派、責任心強、具有大學本科以上學歷的黨員干部

從事干部檔案管理工作。要保持隊伍的相對穩(wěn)定，合理解決干部

檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)職務(職稱)的評定和行政職級待遇問

題，為他們政治業(yè)務上的成長進步創(chuàng)造條件。對為檔案工作做出

突出貢獻的同志，要適時給予表彰和獎勵。對失職者，應視情節(jié)

輕重，給予批評教育直至紀律處分。

㈤組織部干部檔案管理工作人員，在干部檔案建設和管理工

作中承擔著十分重要的責任，應具有較高的政治素質(zhì)和業(yè)務素質(zhì)，

必須做到：

1、堅持四項基本原則，認真學習馬列主義、思想、鄧

小平理論、“三個代表”重要思想和黨的各項方針、政策，努力提

高政治思想水平。

2、熱愛本職工作，積極主動收集檔案材料，忠于職守，刻苦

鉆研業(yè)務，提高業(yè)務水平和工作能力。

3、嚴格遵守《中華人民共和國檔案法》和保密規(guī)定，保護檔

案的安全，不得泄露檔案內(nèi)容。

4、堅持原則，嚴格按照檔案管理工作的各項規(guī)章制度辦事。

5、工作調(diào)動時，必須做好檔案和檔案材料及業(yè)務文件等的交

接工作。

九、附則

㈠本細則由組織部負責解釋。

㈡本細則自下發(fā)之日起執(zhí)行。

14